Соберите единый реестр до вывоза
Начните со списка артикулов с кодами, названиями, вариантами и единицами учёта. Укажите фактическое количество, резерв под заказы, брак, возвраты и товар с невыясненным статусом. Для партий со сроком годности или отдельными идентификаторами сохраните соответствующие данные. Сумма по файлу без расшифровки по SKU не поможет найти пересорт.
Сверьте справочник со старым и новым складом. Один и тот же товар иногда назван по-разному, а одинаковое краткое название скрывает разные размеры. Лучше устранить эти несовпадения до погрузки. Сохраните исходный реестр и дальнейшие изменения так, чтобы было понятно, кто и на каком основании исправил количество.
Определите, где завершатся текущие заказы
Назначьте момент разделения работ: какие заказы собирает прежний склад, какие поступают новому и что происходит с отменами. Проверьте зарезервированный товар до вывоза. Если часть запаса остаётся для завершения операций, она должна быть выделена в реестре и физически отделена от вывозимой партии.
Для остатков в кабинетах площадок нужен отдельный план переключения. Не публикуйте на новом складе весь объём из старой выгрузки до фактической приёмки. Учтите товар в пути и время на пересчёт. Конкретную последовательность действий согласуйте с теми, кто управляет кабинетами и интеграциями, чтобы не оставить два независимых источника доступного количества.
Подготовьте транспортные места к пересчёту
По возможности не смешивайте артикулы без описи. Дайте каждому месту понятный идентификатор и состав, сохраните связь с общим реестром. Повреждённый товар и спорные возвраты упакуйте отдельно с пояснением статуса. Новому складу не должно требоваться угадывать, можно ли отправить такую единицу покупателю.
До передачи перевозчику зафиксируйте количество мест и внешний вид груза. Согласуйте транспорт, разгрузку и время прибытия. Документ о передаче коробов подтверждает именно передачу мест; он не равен поштучному пересчёту вложения. Поэтому заранее определите, где и когда выполняется проверка единиц и каким документом будет отражён результат.
Принимайте расхождения по понятной процедуре
Новый склад сопоставляет фактическое поступление с реестром в согласованном объёме проверки. Недостача, излишек, повреждение и неизвестный товар требуют разных решений. Не объединяйте их одной строкой «разница по партии». Для каждой позиции полезны код, ожидаемое и фактическое количество, описание вопроса и подтверждающие материалы.
Отдельно договоритесь, можно ли обрабатывать бесспорную часть партии до закрытия остальных вопросов. Если разрешение дано, учёт должен сохранять различие между принятым товаром и товаром на проверке. Так переезд не превращается в полную остановку из-за одного спорного короба, но и неопределённый остаток не попадает в продажи.
Сверьте три состояния запаса
После приёмки сравните физическое наличие, складской остаток и доступное количество в каналах продаж. Эти цифры могут различаться по уважительной причине: резерв, брак, обработка или ещё не завершённая передача. Задача сверки состоит в объяснении каждой разницы, а не в механическом выравнивании всех чисел.
Возьмите несколько характерных SKU и проследите их от исходного реестра до места хранения. Проверьте один товар с несколькими вариантами и один комплект. Затем выполните согласованное первое отправление и проверьте, как оно изменило учёт. Переезд нельзя считать законченным только потому, что машина разгружена и короба стоят на стеллажах.
- Сохранены реестр и момент разделения заказов.
- Резерв, брак и товар в пути выделены отдельно.
- Каждое транспортное место связано с составом.
- Расхождения разобраны по SKU.
- Остатки сверены с учётом резервов.
- Первое отправление прошло весь согласованный путь.
Что обсудить с КАТС перед переездом
Передайте состав ассортимента, пример текущей выгрузки, объём груза и желаемый период перехода. Расскажите о незакрытых заказах, маркировке и проблемах прежнего учёта. Эти сведения нужны для расчёта приёмки и обработки, а также для согласования последовательности запуска. Обещание перевезти любой склад за один день без этих данных было бы необоснованным.
Начать удобно с перечня работ: вывоз, приёмка, пересчёт, переупаковка, размещение и дальнейшая модель продаж. После расчёта зафиксируйте ответственных и контрольные точки. Хороший результат переезда виден по объяснимому остатку и нормально проходящим заказам, а не по отсутствию вопросов в общем чате.